Mechanizmy automatyzujące w CarGo
Nasz system wyróżnia wiele funkcjonalności, które na każdym etapie procesu automatyzują pracę i ograniczają konieczność ręcznego wprowadzania, weryfikowania danych.
Do głównych elementów należą:
- Import masowy - jest to funkcjonalność pozwalająca w szybki sposób, za pomocą jednego pliku zewnętrznego wczytać Transporty do systemu. Od różnych Zleceniodawców, bez względu na to w jakim formacie zlecenia są od nich przesyłane. Po wczytaniu automatycznie liczone są Pozycje rozliczeniowe na Transportach, które pozwalają szybko rozliczyć wykonane Usługi ze Zleceniodawcą czy Podwykonawcą. Po wczytaniu pliku Transporty są gotowe do zaplanowania i przypisania Kierowców.
- Porównywarka - jest to funkcjonalność, która pozwala w szybki sposób przeprowadzić proces weryfikacji wykonanych Usług na bazie rozpiski otrzymywanej od Zleceniodawców zanim zostanie wystawiona faktura. Dzięki temu rozwiązaniu, jednym plikiem zewnętrznym, który wczytujemy do systemu możemy zidentyfikować rozbieżności jakie mamy między rozpiską otrzymaną od Zleceniodawcy a danymi z systemu. Szybko zobaczymy na których Transportach są błędne kwoty oraz czy nie brakuje Transportów wprowadzonych do systemu. Pozwoli to uniknąć błędnie wystawionych faktur, które później będą wymagały korekty.
- Import Pozycji rozliczeniowych - jest to funkcjonalność, która pozwala przy pomocy zewnętrznego pliku szybko i automatycznie utworzyć Pozycje rozliczeniowe do wskazanych Transportów za wykonane Usługi. Funkcja ta jest przydatna w momencie kiedy ustalenia biznesowe z Kontrahentami zakładają rozliczenie Usług po fakcie wykonania Transportu. Dla przykładu: możemy rozliczać Korektę paliwową z Kontrahentem, która zakłada obliczanie jej na bazie średniej ceny oleju napędowego z całego miesiąca w którym wykonane zostały Usługi. Aby nie wprowadzać do każdego Transportu ręcznie dodatkowej Usługi na konkretną kwotę na koniec miesiąca, długo po fakcie jej wykonania, możemy utworzyć je zbiorczo plikiem co zajmie kilka chwil nawet w przypadku dużej liczby rekordów do utworzenia.
- Import Stawek - jest to funkcjonalność pozwalająca zarządzać regułami cennikowymi ze Zleceniodawcami i Podwykonawcami w szybki sposób. Za pomocą zewnętrznego pliku może w łatwy sposób dodać lub edytować dużą ilość reguł cennikowych. Pozwala to oszczędzić dużą ilość czasu, który trzeba by poświęcić na ręczne wprowadzania/edycję danych. Reguły cennikowe natomiast pozwalają automatyzować proces rozliczania usług wykonanych na rzecz Zleceniodawców bądź usług, które zostały przez nas zlecone Podwykonawcom
- Import Tras i Trasowań - jest to funkcjonalność pozwalająca w szybki sposób, za pomocą pliku zewnętrznego wytrasować wiele Tras biorąc pod uwagę ograniczenia drogowe. Można również ustawić czy dane Trasowanie ma być ekonomiczne, szybkie czy najkrótsze. Więcej o tym module przeczytasz w artykule "Zobacz co potrafi nasz moduł Trasowań"